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Soluciones

Gestión de Expedientes

SAP FM - Netweaver Folder Management (Gestión de expedientes)

FM – Netweaver Folder Management es el nombre actual que SAP ha dado a RMS o RM. Cuando nos referimos a FM pensamos siempre en la Gestión pública, sin embargo en i3s, hemos contemplado esta herramienta con otros ojos, con la vista focalizada en todo tipo de procesos, o sea esta solución, lo que realmente proporciona es una herramienta que ayuda a gestionar los procesos de negocio de cualquier empresa. Procesos que necesitan de aprobaciones, de actuaciones de varios roles, de realización de tareas y escritos, de integración con otros sistemas o módulos de SAP, integración con la web…

Como ejemplo podríamos nombrar los procesos de compra y contratación, proceso de matriculación para los alumnos, procesos de aprobaciones de cargos o puestos de trabajos, gestión de locales comerciales, gestión de expedientes sancionadores, gestión de subvenciones, gestión de expedientes de enfermos (Sector hospitalario), gestión de reclamaciones y sugerencias, control de la industria auxiliar…… Podríamos decir que cubre todas las áreas de las empresas.

FM proporciona un modelo de tramitación de expedientes, que permite, ante todo tener al alcance de un golpe de vista y a un clic de ratón todo lo concerniente a un expediente. Sus características son:

  • Dirigido a la tramitación. Incorpora conceptos como familia, estado, fases, procedimiento, trámites, tareas,  flujo de tramitación.
  • Aprovecha toda la potencia y funcionalidad estándar SAP.
  • Orientación Parametrizable destinada al usuario final.
  • Facilidad para añadir nuevas pantallas de datos al expediente, que posibiliten tanto su consulta como su modificación.
  • Mantenimiento de circuitos sin necesidad de tocar código.
  • Inclusión de un Historial de tramitación, que permite conocer de forma cronológica las tareas ejecutadas, identificando a la persona que las ha realizado y la documentación que se ha generado.
  • Representación gráfica del circuito de tramitación, con adhesión de ayuda documental a las tareas.
  • Asociación directa de la documentación generada por las tareas, a las carpetas que constituyen la estructura del expediente FM.
  • Utilidades de gestión que posibilitan llevar a cabo modificaciones en la vida de un expediente: reapertura, retroceso, suspensión, reinicio, anulación, cierre excepcional.

I3s entiende que FM es una estructura en donde cuelgan los expedientes y tienen su vida propia. Esta estructura facilita la tramitación, la agiliza y posee toda la información sobre ella. Se puede integrar con las transacciones de los módulos SAP, con los desarrollos en Abap y con algunos sistemas externos a SAP.

Las principales ventajas que se derivan de la implantación y utilización del módulo de FM estándar para la gestión de expedientes de contratación son:

  • Agilizar la tramitación, dando una rápida respuesta a las necesidades que se gestionan a través de un expediente.
  • Optimización de la actividad reduciendo la burocracia.
  • Optimización de la gestión al proporcionar información fiable y detallada sobre el expediente.
  • Integración con otros sistemas informáticos facilitando el traspaso de información.
  • Permitir la integración de toda la información relacionada con el expediente dentro de un “historial electrónico” que supondrá entre otras cosas, una disminución de costes al minimizar las pérdidas de información.

i3s está especializado en la implantación con éxito del módulo Netweaver Folder Management de SAP. Si su empresa busca una solución a la gestión de expedientes, nosotros podemos ayudarle.


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