¿Conoces la nueva normativa de la ECHA sobre sustancias peligrosas? ¿Sabes cómo gestionar la información requerida por el organismo europeo? En i3s hemos desarrollado una solución que permite automatizar este requerimiento en entornos SAP, ahorrar costes y evitar sanciones. Te invitamos a conocer nuestra solución BIDALnet PCN Format y su aplicación en el marco de la nueva regulación europea sobre sustancias peligrosas, fruto de nuestra experiencia en SAP Product Safety y SAP Product Compliance.
Desde el 5 de enero de 2021, la totalidad de las empresas que ponen artículos en el mercado europeo están obligadas a alimentar la base de datos SCIP (sustancias preocupantes en producto, en español) con información sobre aquellos artículos que contengan sustancias clasificadas como SVHC (sustancias altamente preocupantes) según el reglamento REACH, en una concentración superior al 0,1% p/p.
La obligación recae sobre productores, ensambladores, importadores, distribuidores y cualquier otro actor que ponga artículos en el mercado europeo. Los minoristas y el resto de eslabones de la cadena de suministro que distribuyan de manera directa a los consumidores finales quedan exentos de este trámite. También están exentos del trámite los productores no europeos.
La Agencia Europea de Sustancias Químicas (ECHA) es el organismo encargado de la creación, puesta en marcha y gestión de la base de datos, mientras que las autoridades nacionales tienen la responsabilidad de asegurar el cumplimiento de estas nuevas obligaciones.
El objetivo es asegurar que la información sobre SVHC esté disponible a lo largo de todo el ciclo de vida de los productos, incluyendo la etapa de desecho, por lo que la información publicada en SCIP estará a disposición de consumidores y gestores de residuos.
El formato de Notificación de Centros de Envenenamiento (PCN) estructura la información sobre mezclas peligrosas clasificadas por riesgos para la salud o físicos. Información que debe presentarse a los organismos designados por los estados miembros.
El formato, basado en XML, está definido por los requisitos establecidos en el Anexo VIII del Reglamento CLP.
La información que se debe enviarse incluye:
El formato PCN tiene como objetivo armonizar y garantizar la coherencia de la información disponible para los centros de envenenamiento en casos
Tras la presentación del dossier, la ECHA realizará las validaciones correspondientes y una vez aceptado emitirá el correspondiente informe.
Como empresa conocedora de SAP Product Safety y Product Compliance, soluciones de gestión de sustancias y materiales, tanto en ERP como en S/4HANA, i3s ha desarrollado una herramienta que permite extraer la información de SAP y generar los ficheros necesarios para la notificación del PCN (Poison Centres Notification) de la ECHA.
BIDALnet PCN Format gestiona y revisa a través de un monitor el estado de las notificaciones y respuestas de la ECHA.
Características BIDALnet PCN Format
Beneficios
Muchas empresas de sectores diversos que utilizan productos químicos necesitan para adecuarse a la variada legislación una solución de Product Compliance que pueda integrarse en sus procesos de fabricación, cadena de suministro y comercialización.
La Conformidad de Producto es vital para este tipo de empresas. De lo contrario, se exponen a sanciones, retrasos en sus procesos y sobrecostes.
Y a no responder bien a las demandas de los consumidores y las partes interesadas del negocio.
Contar con un sistema de información que automatice tareas y acomode procesos al marco legal es esencial para este tipo de compañías.
Más aún cuando el ciclo de vida del producto se ha acelerado y la legislación sobre sustancias químicas cada día es más abundante, compleja y diferente en cada país y región.
SAP siempre ha tenido esto en cuenta. Primero en R3 con Product Safety. Y ahora en S/4HANA con Product Compliance.
Esta última es una solución intuitiva que asegura una buena experiencia de usuario con acceso rápido a la información, un interfaz amigable y analíticas gráficas.
Con esta aplicación de SAP, las empresas son capaces de cumplir la normativa de una manera ágil y segura.
El equipo de desarrollo de producto conoce los requisitos legales desde el principio y el equipo comercial sabe qué productos y dónde se pueden vender.
Se trata por tanto de una solución digital que automatiza la adecuación del producto a la ley para su comercialización.
De un sistema de información que ayuda a las compañías a tomar decisiones de negocio basadas en datos.
Que permite identificar y gestionar los cambios en los requisitos legales; reducir el coste de Compliance y el riesgo (sanciones y reputación) de no Compliance; agilizar el lanzamiento de un producto nuevo y la entrada en nuevos mercados; y que ayuda a crecer con garantías.
Del cambio de paradigma en gestión de EHS y Product Compliance se va a hablar en el evento virtual SAP EHS and Product Compliance Annual Conference, una cita internacional organizada por la tecnológica alemanda líder en sistemas de gestión empresarial.
i3s será una de las 15 consultoras expertas que junto con SAP analizarán los cambios que se aprecian en la gestión del Medioambiente, Salud y Seguridad en las empresas, muy condicionada en el último año por la situación de pandemia provocada por la Covid-19.
También se someterán a estudio y debate los avances tecnológicos de Product Compliance que ayudarán a las compañías a responder a los retos legislativos cada vez más exigentes.
En este capítulo, i3s tendrá un papel destacado puesto que será una de las 15 firmas presentes en el congreso con contenido (webinar, hoja de producto, vídeo, presentación y artículo) para ilustrar a los responsables de las empresas sobre los últimos avances en gestión de la Conformidad de Producto.
La cita internacional con la innovación en EHS y Product Compliance organizada por SAP comienza este martes, día 6 de octubre, y continúa hasta el viernes, día 9, con ponencias en directo en Internet y oferta de contenidos digitales on demand para todas las personas apuntadas. La inscripción es gratuita a través de este enlace.
I3s desarrolla una solución en SAP para automatizar el envío de la información requerida por la Agencia Química Europea
La notificación a los organismos oficiales sobre las mezclas con características que las convierten en peligrosas o de especial preocupación, se está realizando actualmente mediante diferentes formatos y distinto contenido por cada país europeo.
Se dan casos en los que se tiene que pedir información adicional y complementaria para notificar ciertas mezclas, en diferentes países, por lo que la Unión Europea consideró que había que homologar dichas notificaciones, y para ello se adoptó el Reglamento (UE) 2017/542 de la Comisión, que agrega el Anexo VIII a la regulación CLP (Classification, Labelling and Packaging).
El nuevo anexo VIII entró en vigor el 12 de abril de 2017. El mismo anexo fue modificado por el Reglamento (UE) 2020/116. Las disposiciones del anexo se aplicarán a las mezclas para uso del consumidor y a mezclas para uso profesional a partir del 1 de enero de 2021, y mezclas para uso industrial a partir del 1 enero de 2024.
En una primera fase, las empresas fabricantes o importadoras tienen que notificar a la ECHA – Agencia Europea de Químicos, de forma armonizada, las características de estas sustancias o mezclas, y el etiquetado y empaquetado de éstas para que el riesgo para personas y medio ambiente pueda ser controlado. También es importante tener en cuenta que el cumplimiento de la obligación de notificación es una condición previa para la comercialización de la mezcla.
El Anexo VIII establece disposiciones para armonizar, en términos de formato y contenido, la información en relación con las respuestas a emergencia de salud en los que participen mezclas puestas en el mercado europeo por las empresas, a presentar a los organismos designados por cada Estado miembro.
La información requerida incluye, entre otras cosas, la identificación clara y única de la mezcla y del operador económico responsable para la comercialización, información sobre la composición y el ingrediente peligroso de sustancias y sobre el uso previsto a través de un sistema de categorización armonizado.
Los datos deben enviarse por medios electrónicos, en un formato específico, que permita a los organismos designados recuperar fácilmente la información relevante. Se crea un identificador de fórmula único (UFI) que permitirá a los centros de envenenamiento identificar inequívocamente la mezcla y proponer el tratamiento médico adecuado en caso de intoxicación.
Esta identificación única de mezclas (UFI) se tiene que publicar en las hojas de seguridad y en las etiquetas, y las empresas tienen que desarrollar un dosier en donde se caracteriza las sustancias o mezclas y se envía la información en un formato especifico.
La ECHA ha creado un servicio en la nube, a modo de portal, servicios web y API, en donde se puede realizar la declaración on-line y off-line, descargando la solución en un ordenador, tras lo cual, el cliente podrá hacer la introducción de datos y enviar al portal cuando toda la información esté lista.
Esta Agencia proporciona una tercera forma de notificar a través de S2S (System to System), en donde se puede automatizar la entrega de la información requerida.
Como empresa conocedora de SAP Product Safety y Product Compliance, soluciones de gestión de sustancias y materiales tanto en ERP como en S/4HANA, i3s está desarrollando un proyecto de creación de una herramienta que extraiga la información de SAP y genere los ficheros necesarios para la notificación del PNC – Poison Notification Centres de la ECHA, con un monitor en donde se gestione y revise el estado de las notificaciones y respuestas de la ECHA.
Con esto queremos facilitar a las empresas este envío de la información, realizándolo de una manera automática y segura.
Victoria de la Corte – Directora de Negocio de soluciones EHS de i3s
La cada vez mayor personalización de los productos que entregamos a clientes, unido a que, cada vez, en mayor medida, nuestras empresas han de gestionar no solo la entrega, sino todos los servicios auxiliares de montaje y puesta en marcha del producto, así como integrar servicios de terceros, está transformando de manera significativa el portfolio de productos y servicios de nuestras empresas.
Atrás ha quedado la modalidad de suministrar los componentes para que el cliente se arregle en la forma de montarlos. Cada vez se quieren más modelos de servicio. El cliente ya no compra una máquina solo, sino que contrata el montaje y la puesta en marcha de una cadena productiva.
Incluso el cliente puede aspirar a que el contrato sea en modelo servicio: lo que se contrata no solo es tener disponible una máquina o línea de producción, sino el uso que puedo hacer de ella durante los próximos años. Este modelo lo siguen ya, por ejemplo, las líneas aéreas o las infraestructuras ferroviarias. Ya no se compran los aviones, sino que se ‘alquila el servicio’.
En este ámbito de actuación debemos plantearnos si nuestra organización está preparada para trabajar siguiendo este modelo de servicio y en línea con este planteamiento. Es un buen momento para plantearnos quién es el “cliente” de mis plantas productivas, que dejará de ser el pedido de cliente y empezar a pensar en cómo proveer de los componentes necesarios al siguiente eslabón de nuestro proceso, que es el montaje de nuestros productos y del equipo encargado para ello.
Empiezan a ser necesarias técnicas de gestión basadas en la medición del éxito de cada proyecto, pero ligadas a la producción de nuestras plantas productivas. Y aquí es donde el modelo se complica.
Si nos planteamos una planificación hacia atrás del proyecto y definimos una fecha de puesta en marcha en el cliente, iremos planificando hacia atrás todas las necesidades, tanto productivas como de servicios subcontratados, como de personal necesario para acometer todas las tareas. Y todo ello combinado con todos los proyectos que se ejecutan a la vez.
En este momento combinamos modelos Make to Stock para aquellos componentes más reutilizables, con modelos Make to Order para las piezas personalizadas y todas ellas combinadas en un plan de proyecto, en el que el retraso de una actividad conlleve la replanificación de nuestras plantas productivas.
Una vez que nos hemos adaptado a esta forma de trabajar, nos encontramos con que nuestro ERP puede no responder a estas necesidades de la organización. Es probable que tengamos que hacer procesos manuales de facturación porque los clientes nos exijan facturar por otros conceptos que no sea la entrega de material, sino la realización de un servicio basado en hitos, y como tal nuestro sistema ERP debe estar adaptado a este modelo.
Nos encontramos muchas veces con que nuestros departamentos de Administración tienen que efectuar muchos procesos manuales para poder conocer qué podemos facturar y, segundo, poder hacerlo. Y aquí nos deberíamos plantear si nuestro ERP está capacitado para hacerlo o si debemos hacer una serie de desarrollos propios; y si estando nuestro ERP capacitado para funcionar de esta manera, nuestra empresa tiene implantada dicha capacidad.
Aquí es donde los sistemas desacoplados empiezan a ser un hándicap a la hora de responder a estas necesidades, ya que toda nuestra empresa debe funcionar de forma coordinada. Aquí es donde deberíamos plantearnos un cambio en nuestra línea de actuación.
¿Merece la pena seguir desarrollando nuestros viejos sistemas o debemos ir a soluciones consolidadas y basadas en las mejores prácticas de nuestro sector?
Una vez hecho el análisis, y si ya disponemos de una solución, como por ejemplo S/4HANA, que contempla estos modelos productivos, debemos adaptar nuestro sistema y adoptar estos procesos de forma natural.
Añadir a nuestra implantación los módulos de gestión de proyectos y de servicio al cliente dotará a nuestro sistema de las capacidades necesarias para responder a estas necesidades. De esta forma, evitamos procesos manuales y obtenemos toda la información desde un único sistema; evitamos ‘islas de información’ y obtenemos información consolidada de toda nuestra obra en curso, además de integrar todo el proceso en una única cadena.
En caso de no disponer de un ERP consolidado o que no cubra esta manera de funcionar, la solución es más compleja, ya que debemos plantearnos cuál es la mejor opción, si una línea continuista manteniendo nuestros sistemas actuales y desarrollar la nueva funcionalidad en nuestro actual ERP, o bien integrar dicha funcionalidad con otro sistema externo o incluso pensar que es el momento de replantearse los sistemas e implantar nuevas soluciones.
En este punto nos deberemos plantear qué funcionalidades deben de ser relevantes para nosotros en los próximos años, y aquí van unas ideas de cosas que deberemos tener en cuenta:
Todos estos interrogantes y algunos más nos ayudarán a valorar la capacidad de nuestro ERP actual o a estimar la opción de migrar a una versión que consiga aunar todos estos procesos e integrarlos en un único sistema.
Llegados al punto de tener que cambiar el sistema, existen opciones como S/4HANA Enterprise Management, que facilita la gestión al poder integrar el mismo ERP todos los procesos citados.
En este punto hay que tener claro cuál es el objetivo final y analizar cuál es el nivel de preparación del sistema. Cubrir de forma estándar el 100% de nuestros procesos es el objetivo de partida para conseguir en último término el porcentaje más alto posible.
Muchas empresas necesitan adaptarse a los nuevos modelos de negocio y de producción. Necesitan transformarse y evolucionar hacia sistemas avanzados como S/4HANA, capaces de gestionar de forma sencilla su producción en toda su nueva complejidad.
Para que esta evolución se culmine con éxito es importante la ayuda de una empresa como i3s, una consultora con veinte años de experiencia en integración de sistemas SAP y en optimizar la gestión a través de la digitalización. Una consultora como i3s que haga un diagnóstico en profundidad sobre la situación de los procesos y la adaptabilidad de la compañía al uso de un nuevo sistema integrado como S/4HANA.
Lo que a finales de 2019 era un riesgo localizado y remoto, en poco tiempo se ha convertido en pandemia, una crisis sanitaria de alcance planetario.
El aleteo apenas perceptible de una mariposa en China ha derivado a gran velocidad en un estado de alarma global que ha obligado a recluirnos, ralentizar la economía y redoblar la atención sanitaria.
2020 se ha ganado un sitio en la Historia como el año del coronavirus.
En términos de gestión empresarial, el COVID-19 obliga a las organizaciones a responder de un modo diferente y mejor.
Por razones evidentes, actualmente la gestión de Riesgos Laborales se ha convertido en un reto de primer nivel para las empresas. El nuevo y problemático escenario obliga a un cambio de rumbo y a que las empresas otorguen a la Prevención la importancia que merece.
El nuevo esquema en el que estamos obligados a desenvolvernos hace imprescindible un replanteamiento.
La inversión en tecnología para logar una gestión eficiente de los peligros derivados del COVID-19 debería convertirse en una prioridad.
No hay vuelta atrás: la situación de pandemia obliga a las empresas a avanzar en su proceso de transformación digital.
El paradigma ha cambiado y, para salir reforzadas, las empresas deberán apoyarse en un sistema de gestión avanzado y fiable.
Incluir el área de Seguridad y Salud en los planes generales de digitalización es vital, más aún en el actual escenario.
De cómo abordar este cambio de paradigma impuesto por el COVID-19 tratará el webinar que i3s ha programado junto con SAP.
El evento es de especial interés para empresas que utilizan SAP para su gestión y que tienen, por su tamaño y número de trabajadores, Unidad de Prevención Propia.
Programado para el 12 de mayo, a las 11hs, el webinar se dirige sobre todo a los perfiles de técnico de PRL, director de Recursos Humanos y CIO.
El evento será presentado por el directivo de SAP Orestes Germán y contará con dos intervenciones de expertos de i3s en PRL como son Victoria de la Corte, directora del área, que dará la visión general, y Xabier Uriagereka, responsable de Innovación, que conducirá la demo.
El webinar abordará la problemática nueva que ha generado el COVID-19 en el sector industrial. Cuáles son los retos principales de gestión de esta crisis y de qué modo puede ayudar a los técnicos de Prevención y a las empresas la solución SAP EHS S/4HANA.
El COVID19 ha generado un escenario de mayor riesgo e incertidumbre que las empresas deben gestionar con sistemas y un soporte tecnológico fiable.
Los protocolos existentes han tenido que actualizarse y adaptarse a las necesidades del momento. Toma de temperatura, entrega de EPIs y un cuestionario de salud deben hacerse al inicio de cada jornada y los trabajadores, ya en su puesto, deben guardar la distancia de seguridad.
La solución de SAP facilita la labor del técnico prevencionista, que dispone gracias a SAP EHS y su integración en S/4HANA de una plataforma donde volcar la información completa de todos los procesos relativos a la Prevención y a la Salud y Seguridad de los trabajadores.
Muchas empresas han tenido que hacer cambios organizativos y modificar incluso la producción. Han tenido además que instaurar cambios que afectan a los trabajadores desde el punto de vista colectivo (distancias, mamparas de separación) e individual.
Con la tecnología de SAP y la solución EHS, el departamento de Prevención es capaz de evaluar los protocolos nuevos y medir su eficacia en tiempo real, y buscar medidas alternativas, si es necesario.
De cómo es posible digitalizar la gestión de Medioambiente, Salud y Seguridad con SAP EHS para encarar con garantías y músculo tecnológico el reto del COVID-19 y de cómo la integración de este módulo en S/4HANA aumenta su potencial y mejora la experiencia de usuario, hablaremos en el webinar del 12 de mayo.
Inscríbete y supera la crisis con una gestión eficiente de los Riesgos Laborales.
La transformación digital no debería ser algo exclusivo de las empresas de gran tamaño y multinacionales. También las empresas de tamaño medio y las pequeñas en crecimiento están llamadas a llevar a cabo su particular adaptación.
Más aún, están obligadas a hacerlo si aspiran a ser empresas viables y a competir en condiciones en un escenario actual marcado por el mercado global y la industria 4.0.
El presente es digital: las nuevas tecnologías han cambiado para siempre la manera de producir, consumir y comunicarnos.
En este nuevo contexto, las empresas que no inviertan en digitalización corren el riesgo de ser relegadas y adelantadas por otras que sí.
Corren el riesgo, en definitiva, de volatilizarse y desaparecer más pronto que tarde en un mercado cada vez más capacitado y exigente.
La transformación digital es un reto para cualquier empresa -de mayor o menor tamaño- que quiera desenvolverse con garantías. Y es, al mismo tiempo, una oportunidad que ninguna compañía con aspiraciones debería dejar pasar.
La realidad es que son las empresas de gran tamaño las que han tomado la delantera y sacado partido a la digitalización, a automatizar los procesos y convertir el análisis de datos en conocimiento práctico y valor empresarial.
Pero es igual de cierto el peso sustancial de las pymes en la economía.
En España, las pequeñas y medianas empresas representan el 99,8% del total, proporcionan el 66% del empleo y aportan el 63% del PIB.
Según los datos del Ministerio de Industria recogidos por el directorio de empresas DIRCE, España cuenta con 2,8 millones de empresas: el 54% son autónomos, un 40% son microempresas, que tienen hasta 9 empleados; el 5% lo conforma la pequeña empresa, donde trabajan entre 10 y 49 personas; el 0,9% es el grupo de tamaño medio, con una horquilla de trabajadores entre 50 y 249; finalmente, la empresa de gran tamaño, grupo reducido pero que aporta más de un tercio del empleo empresarial, representa el 0,2%.
El proceso comercial ha sufrido cambios y hoy la venta está muy ligada a la experiencia del cliente. La digitalización precisamente facilita a las pymes abrirse a nuevos mercados, personalizar y agilizar las acciones comerciales, y operar con eficiencia.
Aumentar la productividad, incrementar las ventas y hacer un uso eficiente de los recursos, y por consiguiente ahorrar dinero y tiempo, son objetivos centrales de las pymes en su proceso de transformación.
Existe una demanda amplia de digitalización teniendo en cuenta además que en entre 2014 y 2016 las empresas en expansión de la UE-28 han aumentado un 24%. Se consideran como tales a las empresas con una tasa media de crecimiento del empleo de al menos el 10% a lo largo de tres años. El 69% de estas empresas de crecimiento alto se concentran en seis países: Alemania, Reino Unido, España, Francia, Italia y Polonia.
Crecen las empresas en expansión y España es uno de los países destacados en este apartado, pero la digitalización sigue siendo un reto y una necesidad de las pymes en nuestro país.
Ontsi es el observatorio nacional que estudia los datos de la economía y sociedad digital. En su informe e-Pyme 2018, que aborda el grado de digitalización, indica que nuestras empresas han superado la primera fase, puesto que están en un nivel alto de “equipamiento y conectividad”.
Sin embargo, los niveles son bajos cuando se abordan cuestiones más complejas como el uso de “software de desarrollo empresarial” o “aplicaciones de gestión”.
Si atendemos al sector Actividades Profesionales, Científicas y Técnicas, que en 2018 agrupaba a 399.760 firmas, el 35,3% de las empresas de más de 10 empleados (pequeña, media y gran empresa) utilizó aplicaciones de proceso automático de información (ERP o CRM). El porcentaje de las microempresas que lo usaron baja al 7,2%.
Después de 20 años de carrera como empresa dedicada a la implantación de sistemas IT y a la consultoría SAP, somos conscientes de lo mucho que la tecnología ayuda a nuestros clientes a ser mejores empresas.
Uno de nuestros actuales empeños es ayudar a pymes en crecimiento a llevar a cabo con éxito su proceso de transformación. Un cambio que entendemos es ineludible para encarar con garantías un futuro, el de la Industria 4.0, que es ya presente.
En ese contexto de transformación de la pyme, las empresas de Servicios Profesionales tienen mucho que decir. Una especialidad de i3s es precisamente ayudar a digitalizarse a empresas de este sector mediante una solución cloud, adecuada a la pyme en crecimiento porque es fácil de instalar, económica y ajustada a la medida y necesidad de cada cliente.
La apuesta de i3s para este tipo de empresa y este sector de actividad profesional es la solución SAP Business ByDesign, que agrupa en una sola plataforma las funciones de un ERP, CRM y Analítica.
La transformación digital aplicada a la empresa de Servicios Profesionales implica modificar los procesos de trabajo y la relación con clientes y proveedores.
La solución de la que hablamos permite tener una visión completa de los proyectos, de principio a fin, y obtener información precisa en tiempo real para ser más eficiente y ahorrar costes.
La propuesta de i3s apoyada en la solución cloud de SAP permite a las empresas de Servicios Profesionales:
1) Conectar y automatizar los procesos clave.
2) Conseguir información estratégica en tiempo real sobre el proyecto para maximizar el valor para el cliente.
3) Comprender el ciclo de vida del cliente para posicionar de manera efectiva las ofertas de servicio.
4) Evaluar la rentabilidad de proyectos y clientes para cumplir los objetivos del portfolio.
Una de nuestras especialidades como consultora SAP es la aplicación de tecnología en el campo de la Prevención de Riesgos, Medio Ambiente y Salud Laboral.
Llevamos más de una década integrando sistemas de información para una gestión inteligente de esta parcela de la Salud en el trabajo.
Navantia, los astilleros públicos españoles, es un caso del que estamos satisfechos y especialmente orgullosos. Era un reto de primer nivel por la envergadura de esta compañía, que cuenta con una sede central en Madrid, donde están las oficinas, y tres plantas de construcción en la Ría del Ferrol, Cartagena y Bahía de Cádiz.
Era un desafío importante también por el número de empleados adscritos a la compañía, que, según los datos proporcionados por esta empresa en su web, superan las 30.000 personas si sumamos los empleos directos, indirectos y externalizados.
A favor jugaba que Navantia cuenta con el ERP de SAP para su gestión corporativa; que los empleados estaban inscritos en el módulo HR de SAP de Recursos Humanos; que la empresa tenía ya desarrollado un servicio propio de Salud Laboral; y que la compañía de capital público ha apostado sin tapujos por la innovación y por hacerse un sitio en el escenario de la Industria 4.0.
Los astilleros propiedad de la SEPI destinan el 7% de su facturación a inversión en I+D+i, lo que se traduce, en el periodo de los últimos tres años, en una cifra de 100 millones de euros por año.
En esa estrategia de innovación se enmarca la decisión de automatizar y digitalizar los procesos de Medio Ambiente, Seguridad y Salud. Y en esa estrategia es donde nosotros, i3s, hemos aportado nuestra experiencia e intervenido en la implantación del módulo EHS OH (Occupational Health-Salud Laboral) junto con los equipos de Medicina corporativa de la empresa.
El resultado está siendo muy positivo. Navantia trabaja hoy con el objetivo ambicioso de reducir ‘a cero’ el número de accidentes laborales en sus plantas. Pero hay más: el gigante de la construcción naval ha puesto velocidad de crucero y ha logrado automatizar la información y los procesos de PRL y Salud Laboral.
Hablamos de procesos de vigilancia y promoción de la salud, medicina asistencial, ficha médica, restricciones, gestión de accidentes, gestión de enfermedad profesional, vacunas y campañas, comunicación con la Seguridad Social y citaciones.
Hablamos de contar con un solo sistema que integre los procesos de PRL y Salud; de contar con información fiable y trazable proveniente de una sola fuente; de cumplir las auditorías; de que la Prevención sea asumida por todas las áreas; de reducir riesgos legales y mejorar la imagen corporativa; de contar con información real de absentismo; y de acceder a los datos de forma rápida y sencilla desde cualquier dispositivo.
En i3s, estamos realmente orgullosos del trabajo realizado con los equipos de Navantia. Y de haber ayudado a que esta empresa de gran tamaño, con astilleros dispersos y decenas de miles de empleados, haya dado un paso de gigante en la gestión de sus procesos de Medicina Laboral y Prevención de Riesgos.
En i3s, tenemos claro que Navantia ha dado un paso en la buena dirección. Y que otras empresas de su tamaño o menores deberían seguir esa senda de digitalización. La viabilidad y la sostenibilidad de cualquier compañía depende, en gran medida, de incluir la parcela del Medio Ambiente, Seguridad y Salud en los objetivos empresariales de excelencia.
Dicho de otro modo: no se trata exclusivamente de cumplir la ley sino de incorporar la Prevención de Riesgos, Medicina Laboral y Medio Ambiente en el proceso de transformación digital.
Navantia ya lo ha hecho con nuestra ayuda y con el soporte tecnológico de SAP EHS OH.
Tenemos una larga experiencia en implantar tecnología para la gestión eficiente del Medio Ambiente, Salud Laboral y Prevención de Riesgos. En la última década, hemos ayudado a empresas de gran tamaño con miles de empleados a organizar adecuadamente un ámbito vital para la viabilidad de cualquier compañía como es el de las condiciones ambientales y la salud de sus trabajadores.
El cumplimiento de la normativa y de los requisitos legales es solo una pequeña parte, la más rutinaria. Una gestión optimizada en el ámbito de Prevención tiene siempre un alcance mayor y se traduce para las corporaciones en resultados positivos de crecimiento, competitividad y productividad.
Lo indiscutible para los ‘prevencionistas’ y responsables de la Seguridad y Salud de las empresas es que un buen sistema de gestión es imprescindible para gestionar los riesgos. Sin sistema implantado es imposible lograr resultados. Más aún en un momento como el actual en que el cambio que impone la tecnología es trepidante y la obsolescencia de los sistemas es mayor.
La mayoría de las empresas utiliza paquetes informáticos desconectados de la gestión global con el fin exclusivo de cumplir la ley. Es cierto que este es el primer y obligado paso, pero es preciso ser más ambicioso y buscar la excelencia en los procesos de PRL, cumpliendo igualmente la OSHAS y los planes de calidad. Mientras en otras áreas de negocio se invierte constantemente en IT, no ocurre lo mismo en el ámbito de la Salud y la Seguridad.
Hoy en día, las empresas se esfuerzan en anticiparse al deseo de compra para ser los primeros en lanzar una buena oferta. Recibimos en nuestro móvil y en otros dispositivos numerosos estímulos y flashes de productos que encajan con nuestro perfil de consumidor.
En la parte financiera, ni que decir tiene, la inversión que hacen las compañías en sistemas de información es cuantiosa: Tener una buena tesorería, prever dónde están los riegos de la empresa, tener la información al momento, hace predecir el futuro.
Todo lo referido a la venta, marketing, finanzas, almacenes, productos, está súper controlado, pero la Seguridad de las personas que trabajan no tanto. ¿A qué se debe? ¿Importan menos las personas que otros asuntos? ¿No somos conscientes, incluidos los sindicatos, de la importancia que la Seguridad tiene? ¿Es el propio trabajador el que se valora poco?
No es sencillo dar una respuesta unitaria y contundente pero una explicación posible es la falta de mentalidad y la escasa cultura tanto de empresas como de trabajadores en este asunto. El trabajador es el bien más importante y para cuidarlo en condiciones es preciso conocer su estado de salud, sus riesgos, la tendencia de sus trabajos y sus movimientos a partir de estadísticas y datos fiables.
Módulo EHSM de SAP y Prevención 4.0
En i3s, llevamos más de una década volcados en ayudar a nuestros clientes a mejorar la gestión en esta parcela. Hemos estudiado y desarrollado algunas transacciones en el módulo EHSM de SAP y estamos consolidando las nuevas soluciones de SAP en S/4HANA para dar respuesta tanto a las migraciones de los sistemas en el ERP como a las nuevas implantaciones.
Para ello, hay un equipo de personas realizando pruebas y mejorando los procesos en las nuevas versiones y producto SAP de EHS (Medio Ambiente, Salud y Seguridad, por sus siglas en inglés).
Pero hay más. Hemos apostado por un modelo innovador que llamamos Trabajador Conectado, un modelo avanzado de gestión apoyado en Geolocalización. El fin último es reducir la siniestralidad mediante la sistematización de información valiosa y métricas que determinen lugares y situaciones de riesgo.
A partir de este modelo, podemos hacer simulaciones de los riesgos de cada lugar, de cada puesto y de cada tarea de la empresa, y prevenirlos con un alto porcentaje de acierto. Mejorar las condiciones con acciones concretas.
Por otra parte, estamos generando una App conectada con SAP EHSM para generar una Realidad Aumentada en donde por cada zona, máquina y área se pueda visualizar absolutamente toda la información respecto a la Seguridad del trabajador.
Todos estos sistemas los englobamos en lo que, en i3s, llamamos Prevención 4.0. Estamos orgullosos de poder ofrecer a nuestros clientes soluciones diversas apoyadas en la tecnología más avanzada para mejorar la Salud y Seguridad Laboral.
Victoria de la Corte
Directora de Negocio de i3s
La función de i3s es acompañar a nuestros clientes en su proceso de transformación digital. Las empresas que quieran crecer y competir en condiciones en el actual escenario, necesitan asumir cambios, evolucionar. Nosotros ayudamos a culminar con éxito esa apuesta.
Y en ese acompañamiento, nosotros también mejoramos. No somos la misma empresa que cuando nacimos hace casi 20 años. Lógicamente, nos hemos adaptado a la innovación tecnológica, hemos asumido cada vez más retos y hemos crecido al mismo tiempo que lo hacían nuestros clientes.
Si echamos la vista atrás, somos capaces de reconocer algunos hitos de esa progresión. Todas las compañías tenemos momentos críticos, desafíos a los que hemos tenido que hacer frente, hemos resuelto y nos han servido de impulso.
Un cambio de oficina puede ser también un hito y un punto de inflexión. En nuestro caso, lo ha sido. Cumplimos ahora un año desde que nos mudamos al centro de Bilbao, a la calle Gran Vía, 17. Lo acabamos de celebrar porque hay motivos para hacerlo.
El cambio ha sido enormemente positivo. Y no solo porque una firma vasca ligada a la innovación como i3s haya encontrado su sitio en la zona cero de la actividad económica de la capital vizcaína, sino porque de puertas adentro igualmente hemos dado con la oficina adecuada.
Aunque la plantilla es mayor, en nuestras oficinas trabajamos una media de 60 personas. La sede que tuvimos durante once años en Alameda de Urquijo se nos había quedado pequeña y nos decidimos a dar el salto. El 9 de julio de 2018 desembarcamos en la sede actual de Gran Vía.
Más espacio, más luz natural
El balance es muy positivo para todo el equipo de i3s. Tenemos más espacio, más luz natural, más salas que favorecen el co-working y una zona de descanso, amplia y perfectamente equipada donde poder comer, tomar un café o darse un respiro en mitad de la jornada.
Contamos con más metros cuadrados y esto nos ha permitido hacer una distribución mejor. Hoy la plantilla trabaja unida, integrada en una única sala amplia y diáfana. Esto hace que mejore la visibilidad y la comunicación entre todos. Tener espacio de sobra nos permitirá además aumentar los puestos de trabajo en caso necesario.
Para favorecer la transparencia, hemos optado por cerrar salas y despachos con puertas y paredes de cristal. Así, estamos todos conectados y unidos a simple vista.
Pero hay más. Este soporte transparente nos sirve de pizarra porque escribimos y dibujamos en él. Tener las paredes escritas y coloreadas es de lo más vistoso, pero sobre todo es útil porque nos sirve para volcar ideas y proyectos de manera ágil y visible. Hemos convertido las paredes en un tablero creativo de design thinking.
La apuesta por el cambio de oficina ha sido un éxito para nosotros. La fuerza de i3s somos las personas. Y esa fuerza ha ganado enteros con el traslado que hicimos hace un año.
Tenemos más espacio, tenemos más luz natural y trabajamos más unidos. Sin contar con que estamos ubicados en el mismo centro de Bilbao.
Hace justo un año abrimos una etapa nueva. Colocamos un hito más en el trayecto de i3s como empresa.
Desde hace ya un par de años, tenemos fecha de “defunción” de nuestro querido SAP ERP. Como si de un enfermo terminal se tratara, SAP ha marcado el 31 de diciembre de 2025 como fecha de extinción. A partir de ese día, el ERP dejará de existir y nos obligará a todos a aproximarnos a la siguiente evolución de producto, denominada SAP S/4HANA Enterprise Management, S/4HANA para los amigos y conocidos.
Es un cambio radical, ya que se eliminan algunas de las características principales que tenían los productos de SAP como la universalidad técnica (SAP era capaz de trabajar indistintamente con cualquier combinación de sistema operativo y base de datos). Esto origina que las nuevas versiones sean capaces de aprovechar en mayor medida las características de la base de datos (HANA) al poder usar todo su potencial y no estar restringido a las características más comunes y compatibles con todas las bases de datos.
El interface de usuario, ese querido SAPGUI, que tantas controversias generaba, que a nadie gustaba pero que no podíamos pasar sin él, deja paso a entornos web, basados en FIORI y que permiten una mejor experiencia de usuario. Para ello hay un enorme esfuerzo, tanto por SAP como por partners como I3S de llevar el negocio a cualquier tipo de dispositivo, facilitando la interacción tanto de personal interno como de nuestros clientes y proveedores con nuestro sistema. Y la temida Simplification List, con todas aquellas funcionalidades que pueden verse afectadas en el cambio y que, seguro, han de provocar inquietud en el momento que decidamos hacer la transición a S/4HANA. Son aspectos que al final influyen en nuestra decisión de migración y que hacen que veamos el proceso con respeto.
Por otro lado, 2025 parece hoy una fecha lejana, pero el tiempo avanza de manera inexorable. Desde que en 2016 se anunció la muerte del ERP hasta hoy, han pasado ya tres años. Parecería que fue ayer pero el reloj sigue avanzando.
Son múltiples las acciones que se pueden acometer y planificar de aquí a 2025. Aunque es factible y poco recomendable hacer un big bang y adaptar y migrar todo de golpe, lo suyo es ir planificando las acciones. Para ello la mejor acción sería realizar un estudio de los procesos que van a ser afectados y un plan para mitigar dicha afectación.
Todos conocemos que los clientes, proveedores y empleados se van a tratar de otra manera, a través de la función de Business Partners. Un ejemplo de acciones que podemos hacer sería precisamente ese, el adecuar nuestro sistema ERP desde ya para trabajar con Business Partners y una cosa menos para la migración. Es un buen momento para plantearse también si todos aquellos desarrollos que hemos hecho a lo largo de la historia, son realmente necesarios o si podemos pasar ya sin ellos, bien desde ya adoptando las nuevas funcionalidades provenientes en los Enhancement Packages, bien una vez migrado con funcionalidades propias de S/4HANA.
Una vez adaptadas nuestras funcionalidades y establecida nuestra ruta de migración, por fin llegará un día en que nos sintamos preparados a migrar. Hoy en día, los procesos de migración no tienen que ver con los de antaño y hay multitud de herramientas y paneles de control para hacer dicha evolución de manera fluida. Lo ideal es montar una plataforma de prueba lo más similar posible a nuestro sistema productivo y hacer un test de migración. Una vez obtenido los resultados del test, y que esté todo correcto, repetiremos el test una vez más. Lo normal será que tengamos que repetir el proceso al menos una vez para tomar tiempos y poder hacer un planning detallado de lo que supondrá el fin de semana escogido para la migración.
En fin, un cúmulo de cosas que si bien no son “difíciles de ejecutar”, tampoco son habituales en el día a día de nuestras instalaciones. Ayuda mucho escoger un partner de confianza que nos ayude en esta tarea, y que se implique en conseguir que la ruta que nos marquemos desde el inicio del proyecto pueda ejecutarse sin problemas. Y que nos apoye en los momentos más complicados de todo el proceso.
Julio de Miguel
Director de Negocio S/4HANA y experto en la modelización de procesos de migración y upgrade de sistemas SAP