Marketing Comunicación i3s
El uso de la factura electrónica creció el pasado año un 21 % en España, alcanzando un récord histórico. Esta escalada responde a un aumento en el nivel de digitalización de los procesos empresariales, pero también a la anticipación de muchas empresas a la futura obligatoriedad por parte de la Ley Crea y Crece. De hecho, su adopción es ya una realidad obligatoria en el ámbito público y será progresivamente exigida en el sector privado en los próximos años.
Los datos de la factura electrónica en España
Sea por los motivos que sea, lo cierto es que la factura electrónica ha superado por primera vez los 500 millones de documentos intercambiados, según el último estudio sobre facturación electrónica en España de Seres.
El uso de la factura electrónica como herramienta clave en la gestión empresarial se consolida, incluso en las pymes (con el 31,78 % de los documentos emitidos y el 33,84 % de los recibidos) que buscan con la e-factura maximizar su eficiencia, trazabilidad y seguridad en las operaciones financieras para mejorar su competitividad.
Por sectores, el comercio al por mayor o retail fue el más activo, con un 25,4 % del volumen total de las facturas electrónicas emitidas.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento legal que, al igual que la factura tradicional en papel, acredita la entrega de bienes o la prestación de servicios por cierto valor, pero que se emite y recibe en formato digital, con validez jurídica y fiscal equivalente.
Su estructura suele ajustarse al formato XML o PDF con metadatos, y debe cumplir requisitos específicos, como:
- Autenticidad del origen (quién la emite).
- Integridad del contenido (no ha sido alterada).
- Legibilidad para el destinatario.
Estos requisitos se garantizan mediante medios como la firma electrónica, el intercambio seguro de datos (EDI) o el uso de plataformas certificadas.
En el País Vasco, por ejemplo, el uso de la factura electrónica está plenamente implantado. Este se rige tanto por la normativa estatal como por las particularidades fiscales propias de sus diputaciones forales (Bizkaia, Gipuzkoa y Álava), que gestionan de forma autónoma los tributos. En todas ellas, tras un periodo de implantación progresiva, la factura electrónica es ya de uso obligatorio tanto por parte de las instituciones públicas como de las empresas y personas autónomas.
Para ello, se exige el uso de sistemas de facturación electrónica habilitados para tal fin y con registro inmediato de facturas en cada una de las Haciendas Forales para garantizar la trazabilidad fiscal.
Beneficios de la factura electrónica
Los beneficios son múltiples, pero podríamos citar tres que pone de relieve el estudio mencionado anteriormente:
- Ahorro de costes operativos, cifrados en más de 4.328 millones de euros, por la automatización del proceso contable y fiscal, por la disminución del gasto en impresión, almacenamiento y envío postal.
- Ahorro de tiempo, equivalente a 1.194 años laborales en tiempo de trabajo, por la reducción de tiempo de emisión, envío y recepción, así como mayor agilidad en la gestión de cobros y pagos.
- Reducción del consumo de papel, que supondría la tala de más de 31.000 pinos, y reducción de la huella de carbono asociada a la gestión documental.
- Garantía de la trazabilidad en las operaciones económicas, por un mayor control documental y menor riesgo de extravíos, además de la posibilidad de seguimiento en tiempo real del estado de la factura.
- Cumplimiento normativo, pues facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y reduce errores humanos, y mejora la transparencia y lucha contra la economía sumergida.
- Mejor relación con clientes y proveedores al facilitar la interoperabilidad, especialmente cuando ambas partes usan sistemas compatibles, lo cual mejora la imagen de la empresa como organización digital y eficiente.
En definitiva, la factura electrónica ofrece ventajas sustanciales en términos de eficiencia, control y sostenibilidad, además del avance en la digitalización del tejido productivo y la reducción de la carga administrativa de los departamentos.
¿Qué es una factura electrónica?
En España, la emisión de facturas electrónicas ha pasado de ser una opción voluntaria a una obligación progresiva, especialmente impulsada por el marco normativo que busca la transformación digital y la lucha contra el fraude fiscal.
Sector público (obligación consolidada):
Desde el 15 de enero de 2015, todos los proveedores de las Administraciones Públicas deben emitir facturas electrónicas a través de la plataforma FACe, conforme a la Ley 25/2013.
Sector privado (obligación progresiva):
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece) establece que las empresas y autónomos deberán facturar electrónicamente en sus relaciones B2B (entre empresas) de manera obligatoria. Sin embargo, la entrada en vigor de esta norma y, por tanto, la obligatoriedad de la factura electrónica, se está implementando por tramos que previsiblemente entrarán en 2026 en dos fases:
- Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros.
- Resto de empresas y autónomos.
A nivel de la UE, algunas empresas y todas las administraciones públicas utilizan la norma europea sobre facturación electrónica. Así, todas las administraciones públicas de la UE pueden recibir facturas electrónicas por contratos públicos, y algunos países de la UE obligan a los proveedores a presentar facturas electrónicas para esos procedimientos.
De hecho, cada Estado miembro ha definido sus propias normas sobre cómo funciona la facturación electrónica.
¿Qué necesita una empresa para subirse al tren de la factura electrónica?
La implementación de la factura electrónica implica tanto decisiones técnicas como organizativas. Para ello, una empresa necesita:
- Una solución tecnológica adecuada. Un software de facturación electrónica compatible con los formatos exigidos y la posibilidad de integrarlo con el ERP o sistema contable (por ejemplo, SAP Business Network).
- Firma electrónica cualificada. Certificado digital emitido por una entidad acreditada para firmar las facturas y garantizar su autenticidad.
- Conectividad con plataformas oficiales. En el caso de facturación con Administraciones Públicas, conexión con FACe (punto general de entrada de facturas electrónicas). En el futuro, conexión con las plataformas de intercambio B2B que establecerá la Agencia Tributaria.
- Adaptación de los procesos internos. Formación del personal en nuevas herramientas y procedimientos, y actualización de los protocolos de gestión documental y contabilidad.
- Cumplimiento de requisitos legales. Incorporar todos los datos obligatorios en la factura según el Reglamento de facturación (RD 1619/2012).
Elige un proveedor de soluciones electrónicas especializado
La factura electrónica es una herramienta clave en el proceso de digitalización de las empresas, con efectos positivos sobre la eficiencia, el cumplimiento normativo, la transparencia fiscal y la sostenibilidad.
La mayoría de las empresas que desean adoptar esta solución y anticiparse así a los requisitos legales, optan por obtener ayuda de un proveedor de servicios y soluciones especializado. Es decir, una empresa capaz de proporcionar herramientas electrónicas y/o crear un sistema de facturación electrónica.
Para elegir a la más adecuada, toda empresa debe tener claros:
- Los requisitos: En función del tipo de factura electrónica elegida y el nivel de seguridad requerido.
- Cómo desarrollar la aplicación de facturación electrónica: ante la necesidad de una solución técnica, se puede optar por desarrollar una propia aplicación, de manera interna, o encontrar un proveedor de soluciones que pueda hacerlo o un software estándar que aglutine las capacidades necesarias.
- Cómo implementar la solución: a través de áreas clave. Si se elige contratar a un proveedor de soluciones, este generalmente dirige este proceso.
Es imprescindible, además, evaluar el cumplimiento técnico de la solución adquirida con el estándar europeo y asegurarse de que las facturas se pueden procesar de forma rápida y eficiente en cualquier Estado miembro de la Unión Europea en el que opere la empresa.
Marketing y Comunicación i3s
