SAP DMS Document Management System

Gestión documental integrada en S/4HANA

Permite localizar, gestionar y contextualizar cada uno de los documentos, relacionándolos entre si y con cada uno de las actividades relevantes en S/4HANA.

SAP Document Management System

Es un componente transversal que gestiona toda la documentación ligada a cada uno de los objetos de SAP. Con capacidad de almacenamiento documental en el propio de SAP (Content Server), o en sistemas externos homologados como Opentext.

Los documentos gestionados por la herramienta pueden ser de cual tipo, planos, hojas de calculo, documentos de texto… y la principal virtud es que todos ellos quedan clasificados mediante una serie definida de metadatos y ligados a cada una de las instancias SAP que sea preciso, entre otras las siguientes:

Maestro de Materiales
Ubicaciones y equipos
Maestro de clientes
Maestro de empleados
Clasificación y características

Características

‣ Gestión de aprobación de documentos con diferentes status, así como de versiones.

‣ Clasificar y buscar documentos por criterios propios y múltiples: clase de documento, descripción, texto, valores de características de clasificación, por enlaces a objetos de negocio, etc.

‣ Posibilidad de indexación de documentos para facilitar la búsqueda dentro del contenido de los documentos anexados.

‣ SAP EASY DMS: herramienta Windows tipo explorador que nos permite crear, modificar y visualizar los documentos, clasificarlos, anexar a objetos SAP, etc. Incluye funciones drag and drop, búsqueda de documentos y la posibilidad de ordenar los documentos en carpetas.

‣ Otras funcionalidades: jerarquía de documentos para relacionar varios registros de forma jerárquica, distribución, etc.

Los documentos se pueden almacenar en un repositorio tipo DMS, que puede ubicarse en la base de datos de SAP, en un Content Server externo, o bien en carpetas a nivel de sistema de ficheros u otros sistemas de almacenamiento externo.

Los documentos pueden estar almacenados de forma independiente en el sistema o vinculados a objetos de negocio (Transacciones).

En los objetos de negocio previstos tiene, dentro de las aplicaciones la funcionalidad, la posibilidad de ver los registros info de documentos asociados.

Otras soluciones Product Lifecycle Management (SAP PLM)

SAP Portfolio & Project Management (SAP PPM)

La herramienta SAP Portfolio & Project Management posibilita la alineación de una cartera completa de proyectos con los objetivos estratégicos de la empresa.

SAP Quality Issue Management (SAP QIM)

Solución que controla el flujo de incidencias, siguiendo los distintos estatus de cada issue, y monitorizando las medidas u el historial completo de cada incidencia.

SAP Document Management System (SAP DMS)

Solución que gestiona toda la documentación ligada a cada uno de los objetos de SAP. Con capacidad de almacenamiento documental en sistemas internos y externos.