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Una adquisición, la creación de una nueva filial, una segregación o la entrada en un nuevo mercado pueden cambiar la estructura de una compañía en muy poco tiempo. Cuando eso ocurre, una de las decisiones que suele aparecer rápidamente sobre la mesa es qué hacer con los sistemas que tienen que soportar esa nueva realidad.
¿Debe la nueva sociedad incorporarse al ERP corporativo? ¿Tiene sentido mantener un sistema diferente? ¿Cómo se garantiza el control desde la matriz? ¿Qué ocurre con los datos, el reporting o los procesos financieros?
La respuesta no es siempre la misma.
Durante años, muchas organizaciones han avanzado hacia modelos altamente centralizados, en los que las distintas sociedades del grupo trabajan sobre un mismo ERP y comparten procesos, datos y criterios de gobierno. Es un planteamiento que aporta importantes ventajas en términos de estandarización y control.
Sin embargo, cuando la estructura empresarial cambia con frecuencia, aparecen situaciones en las que extender ese modelo corporativo a cada nueva sociedad puede exigir un proyecto complejo y difícil de encajar con los tiempos del negocio.
Es precisamente en ese contexto donde cobra sentido valorar una estrategia Two-Tier ERP.
¿Qué es una estrategia Two-Tier ERP?
Two-Tier ERP es un modelo en el que la matriz mantiene su ERP corporativo como sistema principal, mientras determinadas filiales, sociedades o unidades de negocio utilizan un segundo ERP conectado con el primero.
La sede conserva así el control sobre los procesos y la información que deben gestionarse de manera corporativa, mientras determinadas entidades disponen de mayor autonomía para responder a sus propias necesidades operativas.
La clave está precisamente en esa combinación.
Two-Tier no consiste en crear filiales tecnológicamente aisladas ni en renunciar a la estandarización. Tampoco implica que cada sociedad pueda decidir libremente cómo gestionar sus sistemas.
Se trata de establecer qué debe seguir siendo común para todo el grupo y qué puede gestionarse de forma diferente allí donde existen necesidades específicas.
Por ejemplo, una organización puede querer mantener centralizados determinados criterios financieros, el reporting corporativo o algunos datos maestros y, al mismo tiempo, permitir que una filial gestione localmente determinados procesos operativos o requerimientos regulatorios.
El objetivo es conseguir un equilibrio entre control corporativo, integración y autonomía local.
ERP centralizado vs Two-Tier: ¿Cuál es la diferencia?
La existencia de una estrategia Two-Tier no significa que un modelo centralizado haya dejado de tener sentido.
Al contrario.
Cuando las diferentes sociedades de una organización trabajan de forma similar, comparten procesos y necesitan un elevado nivel de estandarización, operar sobre un único ERP puede ofrecer importantes ventajas.
Permite disponer de una arquitectura más homogénea, simplificar determinados procesos de reporting y mantener una visión común de la información. También facilita la aplicación de políticas y procedimientos compartidos por todo el grupo.
El problema aparece cuando intentamos aplicar esa misma lógica a cualquier circunstancia.
Una filial recién adquirida puede tener procesos diferentes. Una sociedad ubicada en otro país puede enfrentarse a requerimientos fiscales o regulatorios específicos. Una joint venture puede necesitar un grado de independencia que no tiene una filial tradicional. Una unidad de negocio segregada puede necesitar disponer rápidamente de una infraestructura propia.
En estos casos, la pregunta no debería ser simplemente cómo incorporar la nueva entidad al ERP corporativo.
La pregunta debería ser qué modelo ERP responde mejor a la situación concreta de esa entidad y a los objetivos del grupo.
Cuando el ERP corporativo no puede avanzar al ritmo del negocio
Pensemos en una adquisición.
La operación societaria se cierra y, a partir de ese momento, comienza otra integración menos visible pero igualmente importante: la tecnológica y operativa.
Hay que analizar cómo se gestionarán los datos maestros, cómo se integrará la información financiera, qué ocurrirá con las compras, las ventas o los stocks, cómo se resolverán los procesos intercompany y de qué manera se incorporará la nueva sociedad al reporting corporativo.
Además, la compañía adquirida tiene que seguir operando.
No puede detener su actividad hasta que termine la integración tecnológica.
Si la única alternativa planteada es incorporar todos sus procesos al ERP central, podemos encontrarnos ante un proyecto considerable: armonización de maestros, revisión de desarrollos existentes, integración de sistemas, redefinición de estructuras organizativas, migración de datos o adaptación de procesos.
En algunos casos será exactamente lo que conviene hacer.
En otros, puede resultar más razonable mantener inicialmente un mayor grado de autonomía, utilizando un ERP Tier 2 conectado con el sistema corporativo.
La diferencia es importante.
El debate deja de ser “¿cómo llevamos esta empresa a nuestro ERP?” para convertirse en “¿qué necesitamos realmente integrar y qué puede seguir gestionándose de manera independiente?”.
Two-Tier ERP en adquisiciones
Las adquisiciones son uno de los escenarios donde esta reflexión resulta especialmente relevante.
Una empresa adquirida llega normalmente con una historia propia: sus sistemas, sus datos, su modelo operativo, sus procesos y, en muchos casos, sus particularidades tecnológicas.
Integrarlo todo inmediatamente en el ERP del grupo puede implicar un importante esfuerzo de transformación.
Una estrategia Two-Tier ERP permite analizar otra posibilidad: disponer de un ERP para la nueva sociedad que responda a sus necesidades operativas y conectarlo con la matriz en aquellos procesos donde el grupo necesita integración.
Finanzas, reporting, datos maestros, compras, ventas o determinados procesos intercompany pueden formar parte de esa arquitectura de integración.
De esta manera, la compañía adquirida puede disponer de un entorno adaptado a su situación mientras el grupo mantiene la visibilidad y el gobierno que necesita.
Esto no significa que Two-Tier tenga que ser necesariamente el modelo definitivo.
En algunas organizaciones puede formar parte de una estrategia a largo plazo. En otras, puede constituir una etapa dentro de un proceso progresivo de convergencia.
Lo importante es que la decisión responda a la estrategia del negocio y no simplemente a la necesidad de reproducir automáticamente el mismo modelo tecnológico en todas las sociedades.
Nuevas filiales y expansión internacional
La misma reflexión puede aplicarse a la creación de una nueva filial.
Una sociedad que empieza a operar en un nuevo mercado no siempre necesita toda la complejidad funcional del ERP de una gran organización.
Además, puede tener necesidades legales, fiscales u operativas específicas que dificulten una réplica exacta del modelo de la matriz.
En ese escenario, Two-Tier permite plantear una arquitectura diferente.
La filial puede disponer de un ERP con los procesos que realmente necesita y mantener al mismo tiempo la conexión con los sistemas corporativos.
El objetivo no es hacer que cada filial sea diferente.
Es evitar que la estandarización se convierta en una barrera cuando existen razones justificadas para mantener cierta autonomía.
Para organizaciones con una estrategia activa de crecimiento internacional, este aspecto resulta especialmente relevante. Si la apertura de nuevas sociedades forma parte habitual del desarrollo del negocio, puede tener más sentido definir un modelo repetible para incorporarlas que abordar cada nueva filial como un proyecto completamente independiente.
Segregaciones y nuevas sociedades independientes
Una segregación plantea un problema diferente.
En este caso no estamos incorporando una organización, sino separándola.
Procesos, datos, usuarios, activos, cuentas, sistemas e integraciones que anteriormente podían formar parte de una misma estructura deben comenzar a funcionar de manera independiente.
Y, nuevamente, el tiempo suele ser un factor crítico.
La nueva sociedad necesita operar, facturar, comprar, gestionar sus finanzas y disponer de información para tomar decisiones.
Una estrategia Two-Tier puede proporcionar un entorno ERP independiente para esa nueva entidad mientras se define qué información debe seguir intercambiándose con la organización de origen durante el periodo de transición.
El reto tecnológico consiste en conseguir esa separación sin comprometer la continuidad de la operación ni la integridad de la información.
Centralización y autonomía no son necesariamente conceptos opuestos
Uno de los errores al hablar de Two-Tier es presentar la decisión como una elección entre control y autonomía.
No tiene por qué ser así.
Una filial puede disponer de autonomía operativa sin que la matriz pierda visibilidad sobre su información financiera o sus principales indicadores.
La verdadera cuestión es identificar correctamente qué procesos necesitan estar gobernados de manera central y cuáles pueden gestionarse localmente.
En muchas organizaciones, por ejemplo, tiene sentido mantener criterios corporativos para determinados datos maestros, consolidación financiera, reporting o políticas comunes.
Al mismo tiempo, pueden existir procesos comerciales, logísticos o regulatorios que deban adaptarse a la realidad de una filial concreta.
Ese reparto no puede establecerse de forma genérica.
Depende de la estructura del grupo, de sus procesos, del nivel de autonomía que quiera otorgar a cada entidad y de la arquitectura tecnológica existente.
Por eso, una estrategia Two-Tier debería comenzar siempre por el análisis del negocio y no por la elección de una solución tecnológica.
La integración es una parte fundamental del modelo Two-Tier
Implantar un segundo ERP sin definir adecuadamente cómo se relacionará con el sistema corporativo simplemente sustituye un problema por otro.
La integración es uno de los elementos centrales de cualquier estrategia Two-Tier.
La organización debe decidir cuáles son las fuentes maestras de información, qué datos deben replicarse entre sistemas, con qué frecuencia y qué procesos necesitan funcionar de manera coordinada.
Puede ser necesario integrar datos de clientes, proveedores o productos. También información financiera, pedidos, compras, inventarios, procesos intercompany o reporting.
El alcance dependerá de cada escenario.
Por eso, antes de seleccionar una arquitectura conviene responder a preguntas aparentemente sencillas pero decisivas: ¿qué necesita conocer la matriz?, ¿qué información puede gestionar localmente la filial?, ¿quién es responsable de cada dato?, ¿qué procesos tienen que funcionar en tiempo real y cuáles pueden intercambiar información de otra manera?
Responder correctamente a estas preguntas resulta mucho más importante que comenzar directamente por la tecnología.
SAP Cloud ERP y GROW como Tier 2
Dentro de un entorno SAP, una posible estrategia consiste en mantener el ERP de la matriz como Tier 1 y desplegar SAP Cloud ERP para determinadas filiales o unidades como Tier 2.
Este planteamiento permite abordar la incorporación de nuevas entidades desde una lógica cloud y con procesos estandarizados, manteniendo al mismo tiempo la integración necesaria con el sistema corporativo.
GROW with SAP está orientado precisamente a facilitar la adopción de SAP Cloud ERP mediante un modelo basado en mejores prácticas y un enfoque fit-to-standard.
Este último concepto es especialmente importante.
En lugar de reproducir sistemáticamente cada particularidad existente mediante desarrollos específicos, el punto de partida consiste en utilizar los procesos estándar y extender únicamente aquello que realmente aporta una diferenciación necesaria para el negocio.
Aplicado correctamente, este enfoque puede ayudar a contener la complejidad tecnológica y facilitar la evolución posterior de la solución.
Pero nuevamente, la tecnología debe aparecer después de la estrategia.
Antes de decidir utilizar SAP Cloud ERP como Tier 2 conviene entender qué entidades deberían operar bajo ese modelo, qué procesos necesitan gestionar, cómo se integrarán con la sede y cuál debe ser el modelo de gobierno del conjunto.
¿ERP centralizado o Two-Tier?
No existe una respuesta universal.
Una organización con operaciones homogéneas y una elevada necesidad de estandarización puede encontrar en un modelo centralizado la alternativa más eficiente.
Otra compañía, sometida a procesos frecuentes de adquisición, expansión internacional, segregaciones o creación de nuevas sociedades, puede necesitar una arquitectura más flexible.
Por eso, antes de decidir conviene hacerse algunas preguntas.
¿Cuánto tiempo tenemos para poner en marcha la nueva entidad?
¿Sus procesos son realmente similares a los de la matriz?
¿Qué grado de autonomía necesita?
¿Qué información debe controlar el grupo?
¿Qué particularidades locales existen?
¿Estamos ante una situación excepcional o probablemente volveremos a enfrentarnos al mismo escenario dentro de unos meses?
La última pregunta es especialmente importante.
Cuando una compañía realiza adquisiciones de forma recurrente, abre nuevos mercados o modifica habitualmente su estructura societaria, quizá no tenga sentido diseñar una solución distinta cada vez.
Puede ser el momento de establecer un modelo de arquitectura ERP capaz de responder de forma repetible a ese crecimiento.
Two-Tier ERP es una decisión de negocio, no solo de tecnología
La arquitectura ERP debe acompañar la forma en la que una organización quiere operar.
Por eso, una decisión Two-Tier no debería comenzar comparando soluciones ni analizando exclusivamente funcionalidades.
Primero hay que entender la estructura societaria, los procesos, las necesidades de gobierno, los sistemas existentes, las particularidades de cada entidad y la estrategia futura del grupo.
A partir de ahí puede definirse qué debe permanecer centralizado, dónde tiene sentido introducir mayor autonomía y cómo conectar ambos mundos.
En i3s trabajamos con organizaciones que se enfrentan a escenarios de este tipo: integraciones societarias, rollouts, nuevas filiales, fusiones o segregaciones. Nuestra experiencia tanto en modelos SAP centralizados como en arquitecturas Two-Tier nos permite abordar la decisión desde una perspectiva que combina negocio, procesos y tecnología.
Porque la cuestión no es centralizar todo o descentralizar todo.
La cuestión es disponer de una arquitectura capaz de mantener el control donde es necesario y aportar agilidad donde el negocio la necesita.
El próximo 17 de septiembre profundizaremos precisamente en este escenario en nuestro webinar “SAP GROW: la respuesta Two-Tier a los cambios societarios”, donde analizaremos los principales casos de aplicación, las diferencias entre los modelos centralizado y Two-Tier, la arquitectura de integración y cómo abordar un proyecto de implantación con SAP Cloud ERP.
