DMS, el archivo de documentos de SAP olvidado

Con la compra de licencias del ERP de SAP, además de los módulos activados, hay una serie de componentes transversales que los clientes o no conocen o no los tienen en cuenta. El DMS es un archivador de SAP, no llega a gestor documental, pero para aquellas empresas que quieran archivar a las transacciones una documentación adicional es una herramienta muy adecuada, ya que tanto el archivo como la posterior búsqueda de esos documentos tiene fácil accesibilidad.

A continuación pasamos a describir las características más relevantes de este producto:

  • Gestión de aprobación de documentos con diferentes status.
  • Gestión de versiones.
  • Utilización del sistema de clases para clasificar los documentos con criterios propios.
  • Búsqueda de documentos por criterios múltiples: clase de documento, descripción, texto, valores de características de clasificación, por enlaces a objetos de negocio, etc.
  • Si tenemos montada la indexación de documentos podríamos buscar dentro del contenido de los documentos anexados.
  • SAP Easy DMS: herramienta Windows tipo explorador que nos permite crear, modificar y visualizar los documentos, clasificarlos, anexar a objetos SAP, etc. Incluye funciones drag and drop, búsqueda de documentos y la posibilidad de ordenar los documentos en carpetas.
  • Los documentos se pueden almacenar en un repositorio tipo DMS, que puede ubicarse en la base de datos de SAP, en un Content Server externo, o bien en carpetas a nivel de sistema de ficheros u otros sistemas de almacenamiento externo.
  • Los documentos pueden estar almacenados de forma independiente en el sistema o vinculados a objetos de negocio (Transacciones).
  • En los objetos de negocio previstos tenemos dentro de las aplicaciones la funcionalidad para ver los registros info de documentos asociados. Por ejemplo, para el maestro de materiales tenemos en Datos adicionales la pestaña Datos de documento, donde podríamos ver todos los documentos relacionados.
  • Otras funcionalidades: jerarquía de documentos para relacionar varios registros de forma jerárquica, distribución, etc.

i3s, experta en este tipo de solución, la quiere dar a conocer, dando una alternativa a aquellas empresas que necesiten este tipo de archivo de documentación sin la necesidad de tener un gestor documental. Para los usuarios de SAP la implementación de esta solución es simple, económica y ofrece mucha funcionalidad.

Si necesita más información no dude en ponerse en contacto con nosotros.

Victoria de la Corte, Directoria de Negocio de i3s

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